En tant que freelance, on me pose souvent la question : Comment ça se passe quand un client ne paie pas sa facture ? Comme tout professionnel indépendant, les graphistes et webdesigners sont également confrontés au syndrome de la panne de virement. Les raisons peuvent être multiples. Parfois, le client disparait tout bonnement dans la nature après s’être goulument délecté de votre prestation. Au détour d’un post sur Facebook ou d’une affiche vous reconnaissez votre création, comme quoi votre travail au contraire de votre facture n’a pas été vain !  Dans d’autres cas le fourbe vous trouve des excuses aussi drôles que farfelues.

Le top 3 des prétextes à non règlement d’une prestation :

  • Le RIB en bas de votre facture n’était pas le bon, ce n’est pas ma faute.
    Ah bon ? C’est fou tous mes autres clients l’ont donc trouvé dans le marc de leur café matinal
  • Le chèque envoyé par voie postale à votre adresse a été encaissé par une autre personne.
    J’ai donc un jumeau maléfique & cupide
  • Désolé, je n’ai que des grosses coupures je ne peux pas vous donner le compte exact en liquide.
    Bon OK celle-là c’est du faux mais j’aimerais avoir le cas et lui suggérer d’arrondir à la hausse !

Afin d’éviter de se retrouver face à des situations délicates comme celles-ci, voici quelques conseils qui vous permettront de venir à bout des retards & absences de règlement.

Se protéger des factures impayées

La facture, une porte blindée contre les mauvais payeurs

Le maitre mot  lorsqu’il s’agit faire payer vos prestations c’est l’anticipation. Avant même de produire quoi que ce soit, assurez-vous que dans tous les scénarios imaginables, même si des grands bonshommes bleus avec des paillettes débarquent sur Terre, vous serez payé.

Pour cela, votre porte blindée contre tout voleur a 3 points de sécurité : devis – acompte – facture.

J’établis un devis pour fixer le prix avec mon client

Cette étape est parfois longue et fastidieuse mais établir un devis est la première étape du marché que vous allez conclure avec votre client. Vous fixez un prix pour un nombre de prestations défini et indiscutable, qui doit être accepté par l’une et l’autre des parties. L’astuce est de détailler au plus finement votre devis pour éviter les quiproquos à la livraison.
Est-ce que mon site sera référencé sur Yahoo ? Oui il le sera !
Prendre du temps sur cette étape c’est éviter d’en perdre plus tard. Assurément, votre prestation est blindée et votre client doit lire et signé votre devis pour signifier son bon pour accord.

Je demande un acompte à la signature du devis

Le devis signé vous permet de valider votre accord mutuel avec le client. Mais je vous recommande vivement de demander un acompte avant même d’empoigner votre stylo 4 couleurs. L’acompte a de nombreux avantages :

  • Le client se sent souvent plus investi dans le projet lorsqu’il s’est délesté de 15% à 40% de la somme finale avant même qu’il n’est vu quoi que ce soit
  • Vous vous sentirez, vous aussi, plus créatif & concerné avec un compte en banque un petit peu plus fourni
  • Il permet aussi de mieux cerné votre client : le mauvais payeur ne vous donnera pas une roupille sans contrepartie créative !

Je connais mon client pour assurer son bon paiement

Votre client n’a pas besoin d’être votre voisin ou votre ancien petit ami (je déconseille d’ailleurs, conflit d’intérêt !) Connaitre son client c’est surtout se renseigner sur son processus interne de paiement.

  • A qui dois-je adresser la facture ? A quelle adresse ?
  • Quels sont les délais habituels de paiement de cette entreprise ?
    Parfois des sociétés ont une politique de paiement à plusieurs mois après réception de la facture. Fixez ensemble les délais de règlement afin de ne pas avoir de surprise.
  • L’entreprise a-t-elle besoin de documents spécifiques pour le règlement de ma prestation ?
    Certaines administrations et entreprises ont besoin d’une facture pour le règlement de l’acompte et ne vous délivreront pas son dû sur simple signature du devis initial.

Je maîtrise la facturation level expert

Au moment d’éditer votre facture, assurez-vous qu’elle soit conforme à la réglementation et comporte les informations indispensables que doivent y figurer.

Indiquez les modalités de paiement : le montant de l’acompte, le reste à payer, les délais de paiement et ajouter votre RIB au bas de votre facture afin de faciliter le règlement par virement. Sinon peut-être que vous aussi, vos clients le trouveront dans le marc de café 😉 !

La facture est l’élément clé de votre deal, elle doit être claire et simple à lire pour votre client. Pas la peine de détailler toute votre intervention, vous l’avez déjà fait dans votre devis, si votre prestation est conforme vous n’avez pas besoin d’en dire plus. De plus, le client a signé le devis !

J’établis des conditions générales de vente

Adossées à votre facture, les conditions générales de vente vous permettent d’anticiper l’éventualité d’un non-règlement et montre votre professionnalisme. Elles récapitulent notamment les obligations de chacune des parties et détaillent les modalités de paiement, les pénalités en cas de retard et rappellent les articles de lois de référence.

Je tiens une comptabilité d’une main de fer

Si la paperasse, ce n’est pas trop votre truc, faites-vous aider par un logiciel de comptabilité, il en existe plein, en ligne, à coût raisonnable, qui vous permettront de savoir où vous en êtes dans vos factures et vous éviterons quelques crises de stress. Et pour les plus intolérants à l’administration, vous pouvez également confier cette tâche à un service comptable spécialisé pour les auto-entrepreneurs et les micro-entreprises.

Tenir votre comptabilité à jour vous permet de suivre régulièrement le paiement de vos clients et si vous constatez un retard, de le contacter sans attendre.

Classer tous vos documents administratifs par client afin de les retrouver plus facilement en cas de problème.

Privilégier les échanges écrits (mails, messages) avec vos clients afin de pouvoir en conserver une trace. Même si leur valeur juridique peut être contestée, ils vous serviront de preuve lors de vos relances à l’amiable.

Les recours pour obtenir le paiement d’une facture impayée

Malgré toute votre bonne volonté, il arrive que votre client ne paie pas sa facture à temps, que ce soit d’une mauvaise intention ou non. Dans ce cas, mon premier conseil est de ne pas s’affoler. Contactez-le sans attendre afin de faire le point avec lui, peut-être s’agit-il simplement d’un oubli. Soyez à l’écoute et restez courtois et professionnel.

La relance amiable, restons en de bons termes

La première étape en cas de non règlement d’une facture est de prendre contact avec l’intéressé afin de lui rappeler qu’une facture reste en attente de paiement. Renvoyez lui-la, accompagnée des conditions de règlement et des conditions générales.

A cette étape, il est parfois difficile de rester calme et il est fort désagréable de passer pour un pigeon. Malheureusement, même si votre client rechigne à vous payer, vous avez tout intérêt à faire jouer la diplomatie et la compréhension (même si vous trouvez qu’il vous manque de respect).

Les menaces n’ont pas toujours l’effet escompté et l’astuce consiste parfois à devenir très très insistant dans ses relances plutôt que d’intimider par un recours en justice pour récupérer le dû.

Afin d’éviter d’envoyer un nombre exponentiel de relances, fixez-vous (et avec votre client) une date limite de paiement raisonnable à partir de laquelle, si aucun versement n’a été effectué, vous passerez à l’étape suivante.

La mise en demeure, la menace administrative

Si les multiples relances amiables n’ont pas décoincé la situation, vous pouvez avoir recours à l’envoi d’une lettre recommandée avec accusé de réception par voie postale qui rappelle la facture, des conditions de paiement, moyens de paiement… Faites également savoir à votre client votre volonté d’entreprendre une action en justice en cas de non-paiement de votre facture et joignez une nouvelle facture mentionnant le montant des pénalités de retard et de l’indemnité forfaitaire de recouvrement. Ce courrier a une valeur administrative et est obligatoire si vous souhaitez ensuite faire appel à la justice pour solder votre facture par la suite.

Les sociétés de recouvrement, je délègue

La pêche à la facture demande est relativement chronophage et demande de la patience. Vous pouvez choisir de déléguer cette procédure à des sociétés de recouvrement qui se chargeront à votre place de l’obtention du règlement de vos factures impayées. Ces sociétés se montrent particulièrement convaincantes auprès des mauvais-payeurs. Leur tarif se situe entre 10% à 30% du montant de la créance à récupérer en moyenne.

Les procédures de recouvrement, je passe à l’action

Si votre client a ignoré vos multiples relances, vous pouvez vous lancer dans des démarches judiciaires qui vous permettront de récupérer le montant de votre créance. En fonction des situations et des montants de votre facture, les procédures peuvent être diverses.

La procédure de recouvrement simplifiée

Si le montant de votre facture impayée est inférieur à 4 000 €, vous pouvez lancer une procédure de recouvrement simplifiée par l’intermédiaire d’un huissier de justice (décret n° 2016-285 relatif à la loi Macron du 6 août 2015).

Afin de faciliter vos démarches, il existe une plateforme pour saisir votre dossier en ligne. Une fois votre demande étudiée, un huissier de justice prendra le relais et contactera votre client pour l’inviter à participer à la procédure.

L’ordonnance d’injonction de payer

Cette procédure simple, rapide et peu coûteuse vous permet d’éviter une comparution au tribunal et est idéale pour les petites créances. Le mode d’emploi : remplir un formulaire cerfa et l’adresser au tribunal du domicile de votre client. Ces deux éléments dépendent de la nature et du montant de la créance. Si vous obtenez gain de cause, le juge délivre une ordonnance d’injonction de payer qu’il convient de transmettre à votre client par voie d’huissier.

Les autres procédures judiciaires pour gérer les créances impayées

Pour des montants supérieurs à 4000€ et pour des cas d’impayés plus complexes (liquidation judiciaire, urgence de recouvrement, contestation du paiement par le client…) il existe d’autres procédures adaptées. Entre autres, le recouvrement judiciaire, le référé-provision ou l’assignation en paiement. Dans tous ces cas, il est vivement conseillé, voir nécessaire, de se rapprocher d’un avocat qui saura vous accompagner dans ces démarches.

A noter, les procédures de recouvrement ont un coût assez élevé, notamment lorsque vous êtes contraint de saisir la justice. Dans certains cas, sachez que vous pouvez facturer à votre client les dépenses liées à la procédure.

 Conseils pour mes amis mauvais payeurs

Voilà amis freelances, mon article touche à sa fin, vous voilà donc plus informés (je l’espère) sur les cas de figure qui peuvent se présenter à vous dans votre activité professionnelle. A vous maintenant, de faire le nécessaire pour ne pas vous retrouver dans des situations embarrassantes, et tachez avant tout de toujours faire preuve de sang froid et de professionnalisme.

Et à mes amis mauvais-payeurs, j’aimerais vous adresser mes remerciements pour m’avoir appris la patience, la diplomatie et la ténacité ! N’oubliez pas que lorsque vous jouez à ne pas payer les factures, vous prenez le risque de devoir payer beaucoup plus cher la prestation si votre collaborateur est plus malin que vous ! N’oubliez pas non plus que les frais de recouvrement déployés par votre fournisseur, c’est pour vous !

Et si je peux me permettre une dernière remarque, je suggère qu’on essaie de travailler en bonne intelligence et dans le respect de l’autre, je suis convaincue que tout le monde y gagnera en énergie et en qualité de prestation.